For HR, procurement and IT

Ελληνικά ↓

Data processing agreement (DPA)

Last updated: 29 September 2026

Discussion draft — not an executed agreement.It shows how the DPA is structured and what is agreed for each engagement. It takes effect only once the open fields are completed, reviewed and signed by both parties.

1. The parties

  • Customer (controller): your legal entity, address, authorised signatory and privacy contact.
  • Mazi (processor): Mazi's contracting entity, address, registration and authorised signatory.
  • Mazi's company is being incorporated. No DPA is signed on behalf of an unregistered entity.
  • Effective date, engagement and duration are set in the signed version.

2. Contractual basis

  • The European Commission's controller–processor standard contractual clauses are the starting point where applicable.
  • Counsel confirms the parties' roles and any international-transfer requirements.
  • The selected clauses are attached, with their annexes completed, before signature. This page does not replace them.

3. What is processed

  • Purpose: coordinating the agreed employee relocation and settling-in services.
  • People: named assignees, authorised HR contacts, and family members only where included in scope.
  • Records: contact details, case correspondence, employment information and the specific documents requested for each agreed service.
  • Health, child or other sensitive data is identified separately, with the appropriate processing conditions.
  • Operations: collection, access-controlled storage, review, communication, authorised disclosure, export and deletion.

4. Instructions and roles

  • The agreement names who may request changes, the approved recipients and any prohibited uses.
  • Processing by independent legal counsel is kept separate from processing on the customer's instructions.

5. Subprocessors

  • Each subprocessor is listed with the provider, purpose, location, transfer mechanism, authorisation and change-notice process.
  • Hosting, database, AI and email providers are verified before signature.

6. Security

  • The security schedule records the deployed access model, storage configuration, administrative access, incident procedure and tested recovery process.
  • Dated evidence is attached to the schedule.

How the portal handles access and documents today is described on the platform page.

7. Incidents and assistance

  • Named contacts and a notification process for security incidents.
  • Agreed arrangements for data-subject requests, impact assessments and regulator enquiries.

8. Retention and end of engagement

  • Return format and deletion timetable agreed in advance.
  • Any legal hold is documented; backup expiry is explained.

9. Assurance

  • Evidence requests, audit arrangements and remediation tracking are agreed in the signed version.

10. How the DPA is agreed and signed

  1. You tell us the scope of the engagement; we send this draft with the schedules filled in for it.
  2. Your privacy or legal team reviews it, and both parties complete the open fields.
  3. The selected standard contractual clauses and their annexes are attached.
  4. Authorised signatories of both parties sign. Only then does the agreement take effect.

Questions: hello@maziconnect.com

Για HR, προμήθειες και IT

↑ English

Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων (DPA)

Τελευταία ενημέρωση: 29 Σεπτεμβρίου 2026

Προσχέδιο για συζήτηση — όχι υπογεγραμμένη σύμβαση.Δείχνει πώς είναι δομημένη η DPA και τι συμφωνείται σε κάθε συνεργασία. Ισχύει μόνο αφού συμπληρωθούν τα ανοιχτά πεδία, ελεγχθεί και υπογραφεί και από τα δύο μέρη.

1. Τα μέρη

  • Πελάτης (υπεύθυνος επεξεργασίας): η νομική σας οντότητα, διεύθυνση, εξουσιοδοτημένος υπογράφων και υπεύθυνος απορρήτου.
  • Mazi (εκτελών την επεξεργασία): η συμβαλλόμενη εταιρεία της Mazi, διεύθυνση, στοιχεία καταχώρισης και εξουσιοδοτημένος υπογράφων.
  • Η εταιρεία της Mazi βρίσκεται υπό σύσταση. Καμία DPA δεν υπογράφεται για λογαριασμό μη καταχωρισμένης οντότητας.
  • Η ημερομηνία έναρξης, η συνεργασία και η διάρκεια ορίζονται στην υπογεγραμμένη έκδοση.

2. Συμβατική βάση

  • Αφετηρία, όπου εφαρμόζονται, είναι οι τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για υπεύθυνους και εκτελούντες την επεξεργασία.
  • Ο νομικός σύμβουλος επιβεβαιώνει τους ρόλους των μερών και τυχόν απαιτήσεις διεθνών διαβιβάσεων.
  • Οι επιλεγμένες ρήτρες επισυνάπτονται, με συμπληρωμένα παραρτήματα, πριν από την υπογραφή. Η σελίδα αυτή δεν τις αντικαθιστά.

3. Τι επεξεργαζόμαστε

  • Σκοπός: ο συντονισμός των συμφωνημένων υπηρεσιών μετεγκατάστασης και εγκατάστασης εργαζομένων.
  • Πρόσωπα: οι κατονομαζόμενοι εργαζόμενοι, οι εξουσιοδοτημένες επαφές HR και μέλη οικογένειας μόνο όπου περιλαμβάνονται στο αντικείμενο.
  • Αρχεία: στοιχεία επικοινωνίας, αλληλογραφία υπόθεσης, στοιχεία απασχόλησης και τα συγκεκριμένα έγγραφα που ζητούνται για κάθε συμφωνημένη υπηρεσία.
  • Δεδομένα υγείας, δεδομένα παιδιών ή άλλα ευαίσθητα δεδομένα προσδιορίζονται χωριστά, με τις κατάλληλες προϋποθέσεις επεξεργασίας.
  • Πράξεις: συλλογή, αποθήκευση με έλεγχο πρόσβασης, έλεγχος, επικοινωνία, εξουσιοδοτημένη κοινοποίηση, εξαγωγή και διαγραφή.

4. Εντολές και ρόλοι

  • Η σύμβαση ορίζει ποιος μπορεί να ζητά αλλαγές, τους εγκεκριμένους αποδέκτες και τυχόν απαγορευμένες χρήσεις.
  • Η επεξεργασία από ανεξάρτητο νομικό σύμβουλο διακρίνεται από την επεξεργασία κατ' εντολή του πελάτη.

5. Υπεργολάβοι επεξεργασίας

  • Κάθε υπεργολάβος καταγράφεται με πάροχο, σκοπό, τοποθεσία, μηχανισμό διαβίβασης, εξουσιοδότηση και διαδικασία ειδοποίησης αλλαγών.
  • Οι πάροχοι φιλοξενίας, βάσης δεδομένων, AI και email επαληθεύονται πριν από την υπογραφή.

6. Ασφάλεια

  • Το παράρτημα ασφάλειας καταγράφει το μοντέλο πρόσβασης, τη ρύθμιση αποθήκευσης, τη διαχειριστική πρόσβαση, τη διαδικασία περιστατικών και τη δοκιμασμένη διαδικασία ανάκτησης.
  • Στο παράρτημα επισυνάπτονται χρονολογημένα τεκμήρια.

Πώς χειρίζεται σήμερα το portal την πρόσβαση και τα έγγραφα περιγράφεται στη σελίδα της πλατφόρμας.

7. Περιστατικά και συνδρομή

  • Κατονομαζόμενες επαφές και διαδικασία ειδοποίησης για περιστατικά ασφάλειας.
  • Συμφωνημένες ρυθμίσεις για αιτήματα υποκειμένων, εκτιμήσεις αντικτύπου και ερωτήματα εποπτικών αρχών.

8. Διατήρηση και λήξη της συνεργασίας

  • Η μορφή επιστροφής και το χρονοδιάγραμμα διαγραφής συμφωνούνται εκ των προτέρων.
  • Τυχόν υποχρέωση διατήρησης (legal hold) τεκμηριώνεται· εξηγείται πότε λήγουν τα αντίγραφα ασφαλείας.

9. Διασφάλιση

  • Τα αιτήματα τεκμηρίων, οι ρυθμίσεις ελέγχου και η παρακολούθηση διορθώσεων συμφωνούνται στην υπογεγραμμένη έκδοση.

10. Πώς συμφωνείται και υπογράφεται η DPA

  1. Μας λέτε το αντικείμενο της συνεργασίας· σας στέλνουμε αυτό το προσχέδιο με τα παραρτήματα συμπληρωμένα γι' αυτήν.
  2. Η ομάδα απορρήτου ή η νομική σας ομάδα το ελέγχει, και τα δύο μέρη συμπληρώνουν τα ανοιχτά πεδία.
  3. Επισυνάπτονται οι επιλεγμένες τυποποιημένες ρήτρες και τα παραρτήματά τους.
  4. Υπογράφουν οι εξουσιοδοτημένοι εκπρόσωποι και των δύο μερών. Μόνο τότε η σύμβαση τίθεται σε ισχύ.

Ερωτήσεις: hello@maziconnect.com

Book an intro call